Die E-Rechnung kommt…
Ab 2025 wird die E-Rechnung für steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend.
Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das ermöglicht einen nahtlosen digitalen Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnungsbeträge.
Antworten auf häufig gestellte Fragen
Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen, d. h. es geht nur um Business-to-Business-Umsätze bei Geschäften von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen.
Nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.
Eine elektronische Rechnung enthält die Rechnungsangaben als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei. Diese können von der empfangenden Anwendung automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden. Ein manueller Erfassungsaufwand entfällt. Durch die Neuregelung im Umsatzsteuergesetz müssen E-Rechnungen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.
Sonstige Rechnungen sind Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (nicht EN 16931) oder in Papierform ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sonstige Rechnungen über € 250,00 sind spätestens ab 2028 im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (Business-to-Business) nicht mehr zulässig.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer bildlichen Darstellung der Rechnung, die in einer PDF/A-3-Datei angezeigt wird. Zusätzlich beinhaltet sie die Rechnungsinformationen als strukturierten und maschinell auswertbaren Datensatz innerhalb einer XML-Datei. Diese ist wiederum als Anhang in die PDF-Datei eingebettet.
Erscheint dort „kein xml-Dokument“ ist diese PDF keine E-Rechnung.
Generell gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027.
01.01.2025–31.12.2026
Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
01.01.2027–31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden. Diese sogenannten „sonstigen Rechnungen“ entsprechen nicht der EN 16931 (z. B. PDF etc.). Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.
01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.