Die E-Rechnung ist im B2B-Bereich (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen in Deutschland) verpflichtend. Der Empfang ist seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen Pflicht. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis spätestens Ende 2027. An Privatkunden dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Bis zum 31.12.2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.

Leider nein. Eine PDF-Rechnung ohne eingebetteten XML-Datensatz gilt nach der aktuellen Rechtslage nicht als E-Rechnung. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung elektronisch versendet wird, sondern dass sie in einem strukturierten Format vorliegt, das maschinell ausgewertet werden kann.

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG müssen ab dem 01.01.2028 ebenfalls E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmen fakturieren. Auch für den Empfang gilt bereits seit 01.01.2025 die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Sprechen Sie uns an, wenn Sie unsicher sind, welche Regelung konkret für Sie gilt.

Formal ungültige Rechnungen können steuerliche Folgen haben – insbesondere kann Ihrem Geschäftspartner der Vorsteuerabzug versagt werden. Das führt in der Regel dazu, dass die Rechnung zurückgewiesen und neu ausgestellt werden muss. Es drohen zudem Bußgelder. Wichtiger aber: Ihre Geschäftspartner werden zunehmend erwarten, dass Sie E-Rechnungen annehmen – wer technisch nicht mithält, wird zum unattraktiven Geschäftspartner.

Ja, einige. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Auch für Rechnungen an Empfänger im Ausland gelten andere Regeln. Wenden Sie sich im Zweifel an uns – wir klären das für Ihren konkreten Fall.

Unsere Empfehlung: ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profil XRECHNUNG oder EN16931. Der Vorteil: Ihr Empfänger sieht eine gewohnte PDF-Rechnung und seine Software kann gleichzeitig die strukturierten Daten auslesen. Für Rechnungen an Behörden ist dagegen meist die reine XRechnung (XML-Datei) verlangt.

Nein. Auftragswesen Next erledigt das technisch für Sie. Sie stellen einmalig ein, welches Format Sie standardmäßig nutzen möchten, und die Software erzeugt den korrekten Datensatz automatisch im Hintergrund.

Nein, und das ist auch gut so. Eine festgeschriebene Rechnung ist rechtlich gültig und darf nach § 14 UStG nicht mehr einfach verändert werden. Wenn ein Fehler auffällt, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung.

Das Leistungsdatum gibt an, wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde. Bei E-Rechnungen ist es eine Pflichtangabe. Wenn es fehlt, kann die Rechnung als formal ungültig gelten. Auch wenn das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, muss es ausdrücklich eingetragen sein.

Ja, uneingeschränkt. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen – nicht für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Mahnungen. Diese Dokumente können Sie weiterhin in jedem Format versenden.

In den allermeisten Fällen ja. Eine E-Rechnung wird üblicherweise per E-Mail versendet, wobei die ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML im Anhang liegt. Auftragswesen Next bietet Ihnen diese Versandart direkt an. Alternativ können Sie die Rechnung auch herunterladen und auf anderen Wegen zustellen – etwa über Portale großer Kunden.

Bis Ende 2026 können Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden. Ab dem Zeitpunkt Ihrer persönlichen Ausstellungspflicht (2027 oder 2028) müssen Sie allerdings E-Rechnungen versenden – Ihr Kunde muss diese dann auch annehmen, denn die Empfangspflicht gilt bereits für alle Unternehmen seit 01.01.2025.

Ja. In Auftragswesen Next erstellen Sie dazu eine Stornorechnung, die Bezug auf die ursprüngliche Rechnung nimmt. Die Stornorechnung ist selbst wieder eine E-Rechnung und wird genauso versendet wie eine normale Rechnung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt im System sichtbar – sie wird nicht gelöscht.

Wir empfehlen, eine eigene Adresse einzurichten, zum Beispiel rechnung@ihrefirma.de. Diese Adresse verbinden Sie mit DATEV Unternehmen online (Belege online), sodass eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten aktiv mit.

Nein, im Gegenteil. E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD) elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht, weil die strukturierten Daten dabei verloren gehen. Wenn Sie eine gedruckte Version für Ihre Unterlagen brauchen, können Sie sie natürlich zusätzlich drucken – aber die elektronische Archivierung ist die rechtlich maßgebliche.

Seit 2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Buchungsbelege (zuvor zehn Jahre). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Bei Nutzung von DATEV Unternehmen online erfolgt die Archivierung automatisch GoBD-konform.

Bis Ende 2026 ist das noch erlaubt – Sie können die PDF-Rechnung ganz normal über Belege online verarbeiten. Ab 2027 wird das zur Ausnahme. Sprechen Sie den Lieferanten gegebenenfalls aktiv darauf an, dass er Ihnen E-Rechnungen senden soll.

Prüfen Sie zunächst, ob nur ein Anzeigeproblem vorliegt oder die Rechnung tatsächlich fehlerhaft ist (etwa falscher Betrag oder falscher Leistungsempfänger). Im Zweifel kontaktieren Sie den Lieferanten und bitten um eine Rechnungskorrektur. Eine fehlerhafte Rechnung sollten Sie nicht einfach „ablegen“, sondern im System als Klärungsfall markieren.

Technisch ist das über verschiedene Tools möglich – rechtlich jedoch problematisch. Die „Echtheit der Herkunft“ muss gewährleistet sein; eine nachträgliche Konvertierung durch Sie als Empfänger erfüllt das nicht. Bitten Sie den Aussteller, eine richtige E-Rechnung zu erstellen.

XRechnung ist eine reine XML-Datei – ausschließlich strukturierte Daten, für Menschen ohne Software nicht lesbar. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide sind rechtlich gleichwertig. ZUGFeRD ist in der Praxis komfortabler, weil jeder das PDF normal öffnen kann; XRechnung ist Pflicht bei vielen öffentlichen Auftraggebern.

Die Leitweg-ID ist eine Art Adresscode, den öffentliche Auftraggeber verwenden, um Rechnungen an die richtige Stelle zu leiten. Sie brauchen eine Leitweg-ID nicht selbst, sondern Sie bekommen sie von Ihrem Behördenkunden mitgeteilt und hinterlegen sie beim jeweiligen Kunden in Auftragswesen Next. Wenn Sie nicht an Behörden fakturieren, ist das Thema für Sie irrelevant.

Nein. Jedes normale PDF-Programm (z. B. Adobe Reader, Browser-PDF-Viewer) öffnet ZUGFeRD-Rechnungen problemlos – Sie sehen dann die normale PDF-Darstellung. Die eingebetteten XML-Daten sind für den Menschen unsichtbar und werden nur von Buchhaltungssoftware ausgewertet.

Wenn Sie eine .xml-Datei erhalten, öffnen Sie diese nicht mit einem Browser oder Texteditor – da sehen Sie nur Code. Laden Sie die Datei stattdessen direkt in Belege online (DATEV Unternehmen online) hoch. Dort wird sie in eine menschenlesbare Darstellung überführt.

Das hängt von der Software ab. Für die E-Rechnungspflicht muss sie in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu erzeugen und zu empfangen. Wenn Ihre Software das nicht unterstützt, wird ein Umstieg nötig. Unsere Empfehlung als Kanzlei ist Auftragswesen Next in Verbindung mit DATEV Unternehmen online – dadurch sind alle Anforderungen erfüllt und die Zusammenarbeit mit uns verläuft nahtlos.

Nein. Durch die Verbindung von Auftragswesen Next mit DATEV Unternehmen online stehen uns alle Belege – Ein- und Ausgang – automatisch zur Verfügung. Sie müssen nichts mehr scannen, kopieren oder vorbeibringen.

Ja, in der Regel deutlich schneller. Weil die Belege zeitnah und strukturiert vorliegen, können wir sie früher verbuchen. Viele unserer Mandanten erhalten ihre BWA dadurch eine oder zwei Wochen früher als bei klassischer Belegabgabe.

Sie bleiben zuständig für: Rechnungen erstellen, eingehende Rechnungen prüfen, sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellen, Zahlungen veranlassen und gegebenenfalls Kontierungshinweise geben.

Wir übernehmen: Verbuchung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, BWA und Auswertungen, Jahresabschluss, steuerliche Beratung.

Bei Fragen zum Arbeitsablauf in Auftragswesen Next oder Belege online sind wir Ihre erste Anlaufstelle. Bei tiefergehenden technischen Problemen, die DATEV betreffen (z. B. SmartLogin, Zugangsprobleme), können wir gemeinsam mit Ihnen den DATEV-Support einbinden.

Für grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU gelten (noch) die bisherigen Regeln. Die deutsche E-Rechnungspflicht bezieht sich auf inländische B2B-Umsätze. Perspektivisch ist jedoch ein EU-weites Meldesystem („ViDA“) geplant, das auch grenzüberschreitende Umsätze abdeckt. Wir informieren Sie rechtzeitig, sobald Details feststehen.

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn (etwa bei Subunternehmer- oder Provisionsabrechnungen) ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger statt des Leistenden ausstellt. Auch diese Gutschriften unterliegen der E-Rechnungspflicht. In Auftragswesen Next gibt es dafür einen eigenen Belegtyp – wichtig: nicht verwechseln mit einer Rechnungskorrektur, die umgangssprachlich manchmal auch „Gutschrift“ genannt wird.

Viele Warenwirtschaftssysteme bieten heute E-Rechnungs-Funktionen an oder lassen sich mit entsprechenden Modulen erweitern. Ob sich Ihre Lösung behalten lässt oder ein Umstieg auf Auftragswesen Next sinnvoll ist, sollten wir im Einzelfall besprechen. Wichtig: Die Software muss nicht nur E-Rechnungen erzeugen können, sondern auch die Daten GoBD-konform an uns übergeben können.

Auftragswesen Next und DATEV Unternehmen online sind cloudbasiert und werden in deutschen DATEV-Rechenzentren betrieben. Die Verfügbarkeit ist sehr hoch. Trotzdem gilt: Im seltenen Fall einer Störung können Sie Rechnungen zwischenzeitlich manuell erfassen und später nachtragen. Die gesetzlichen Fristen für Rechnungsstellung (in der Regel sechs Monate nach Leistungserbringung) sind großzügig genug, um solche Ausfälle zu überbrücken.

Sie sind nicht an DATEV gebunden. Ihre Daten in Auftragswesen Next gehören Ihnen und lassen sich exportieren (Stammdaten, Belege, Archiv). Allerdings ist die Integration mit unserer Kanzlei bei DATEV-Lösungen am nahtlosesten – ein Wechsel bedeutet, dass der Belegaustausch wieder anders geregelt werden muss.